Excel作業を効率化する方法~その1~

ショートカットキーを活用しよう

PCでの作業を行う上で無駄な動作は何だと思いますか。

私は、マウスとキーボードの往復回数を減らすことだと考えています。

PCにはマウスを使用しなくてもキーボードから処理が行えるようショートカットキーが設定されています。

そんなショートカットキーを活用することで、マウスを極力使うことなく手をキーボードに置いたまま作業を行え作業スピードが格段に向上します。

もちろん、マウスを使うほうが早い場合もありますのでケースバイケースで。^^;

ここでは、絶対覚えておいたほうが良い、よく使うショートカットキーをご紹介します。ぜひ活用して事務を効率化しましょう。

コピー(Ctrl+C)

PCの作業でよく使うのは「コピー」ですよね。

ファイルのコピーはもちろん、文字のコピー、Excelのセルのコピー等々、様々な場面で行う作業だと思います。

そんなときに、マウスで右クリックをして「コピー」を選択していませんか。

そういうときは、キーボードの『Ctrl』を押しながら『C』を押すだけでコピーができます。Copyの「C」と覚えましょう。

私の場合、左手の小指で『Ctrl』、人差し指で『C』を押しています。

慣れるまではこちらのほうが時間がかかるかもしれませんが、慣れてしまえば一瞬でコピーをすることができます。

切り取り(Ctrl+X)

コピーと同じくらいよく使うのが「切り取り」です。

「切り取り」のショートカットキーは『Ctrl』と『X』です。

貼り付け(Ctrl+V)

「コピー」、「切り取り」とくれば、次に行う作業は「貼り付け」ですよね。

貼り付けのショートカットキーは『Ctrl』と『V』です。

「コピー」・「切り取り」と、「貼り付け」の作業は、一連の作業ということもあってか、ショートカットキーの配置が並んでいます。

つまり、小指を『Ctrl』キーに置いたまま、「コピー」・「切り取り」から「貼り付け」までを手をほとんど動かすことなく完了することができます。

上書き保存(Ctrl+S)

上書き保存をマウスで行う場合、「リボン」の「ファイル」タブから「上書き保存」を選択する。

または、クイックツールアクセスバーに「上書き保存」を表示させておいて、クリックする。

どちらの方法もいくつか手順を踏まないといけません。

しかし、ショートカットキーを使えば一手順でできます。

『Ctrl』を押しながら『S』を押す。たったこれだけです。Saveの「S」と覚えましょう。

覚えればすごく便利ですよね。

印刷(Ctrl+P)

印刷を行う場合も、マウスで操作する場合「上書き保存」と同じように、「リボン」の「ファイル」タブから「印刷」を押す方法と「クイックアクセスツールバー」に表示させる方法があります。

しかし、やはりショートカットキーを活用するほうが便利です。

ショートカットキーは『Ctrl』と『P』です。Printの「P」と覚えましょう。

印刷プレビューを表示させずに、いきなり印刷する場合は、クイックアクセスツールバーの「クイック印刷」を活用するほうが便利ですので使い分けましょう。

アクティブウィンドウを閉じる(Ctrl+W)

アクティブウィンドウを閉じる場合にもショートカットキーはあります。

「Ctrl」と「W」でアクティブなウィンドウを閉じることができます。

ただし、これはウィンドウの右上にある「✖」を押すことでも閉じることができるため、マウスで操作する場合とそんなに変わらないかもしれないので参考程度に覚えておきましょう。

ぜひ、活用して作業スピードをアップしましょう。

これらのショートカットキーはExcelに限ったものではないため、別のアプリケーションでも活用できますので覚えておいて損はないでしょう。

この他にも便利なショートカットキーはたくさんありますので興味のある方は調べてみてください。

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