データ入力の基礎

入力モードの確認

まずデータを入力する前に確認することがあります。

それが言語バーの入力モードです。

言語バーはだいたい画面の左下に位置しています。

設定によっては、タ スクバーに言語アイコンとして埋め込まれている場合もあります。

半角英数字を入力したければば『A』(半角英数)、ひらがな、カタカナ、漢字などを入力したければ『あ』(ひらがな)になっていることを確認します。

入力するデータに応 じて、言語バーの入力モードを切り替えましょう。

入力モードの切り替えは『A』(半角英数)や『あ』(ひらがな)をクリックすることで切り替えることができます。

またキーボードの「半角/全角」キーを押すことでも切り替えできます。

データの種類

エクセルで扱うデータの種類は「文字列」「数値」です。

たったこれだけです。

簡単に言うと、足し算や引き算など計算できるものが数値、計算できないものが文字列となります。

文字列はセル内で「左端」に寄せて表示され、数値はセル内で「右端」に寄せて表示されます。

試しに、「こんにちは」と「Hello」と入力してみましょう。

文字列なので左端に寄せて表示されましたね。

次に、「12345」と入力してみましょう。

数値なので右端に寄せて表示されましたね。

では次は、「001」と入力してみましょう。

「001」と入力して、「Enter」!

あれ!?「001」と入力したのに、「00」が消えて「1」になってしまいました。

これは数値としては「001」も「1」も同じ数値なので、エクセルが自動的に「00 」を省略してしまうからなんです。

それじゃ、「001」を表示させるのはどうすればよいか。

「001」を文字列として入力すればいいんです。

文字列にするには、文字列にしたいセルを選択して、《ホーム》タブの《数値》グループの《数値の書式》から変更することができます。

表示される書式の一覧から「文字列」を見つけてクリックするだけです。

これで選択しているセルの書式設定が「文字列」に変更されました。

それでは再度、「001」と入力してみましょう。

文字列として右寄せで表示され、「00」もきちんと表示されましたね。

他にも数字を文字列として入力する方法はあります。

数字の前に‘(アポストロフィ)を入れるだけです。

「’002」と入力してみましょう。

数式バーには「’002」と表示されますが、セルの表示上では「’」は省略されて「002」と表示されます。

数字を文字列として入力したセルの右上に緑色の三角のマークがついていますね。

エクセルを使っていると、度々このマークが登場してきますが、あまり気にせず使っている人も多いかと思います。

でも、このマークは非常に重要なのできちんと理解しておく必要があります。

このマークはエラーチェックの結果、エラーとなった場合に表示されます。

今回のケースでは、「数値が文字列として入力されています。」という理由でエラーとなっています。数値を文字列として入力したい場合もあるので、必ずしも間違えているとは限りませんが、念のため確認してくださいという意味でマークがつけられます。

なぜ、数値が文字列として入力されているとエラーチェックに引っかかるのか。

確認してみましょう。試しに次の図のような場合

「B3」セルから「E2」セルの合計の数値を「F3」セルに表示させたいとします。

合計を計算する関数としてSUM関数というものがあります。

SUM関数は選択された範囲の数値を合計する関数ですが、ここでは詳しい説明は省略さ せていただきます。

ここでは、「F3」セルに下の図の通り「=sum(B3:E3)」と入力してみます。

エンターを押すと・・・

「F3」セルに合計値「1111」が表示されます。これは暗算でも計算結果が正しいことはわかりますね。

では次に、その下のセルに同じ数値を入力していきます。

先ほどとは違い、一部分だけ表示形式を文字列にしてみます。

「D4」セルの「100」という数値を文字列として入力しています。

エラーとして緑の三角のマークが表示されていますね。

ではこれで、先ほどと同じようにSUM関数を用いて合計を計算してみましょう。

「F4」セルに「=sum(B4:E4)」と入力してみましょう。

エンターを押すとどうなるでしょう。

あれ?同じ数値を合計しているのに、合計値が違っています。

これが数値を文字列として入力してエラーチェックに引っかかる理由なんです。

同じ数値でも文字列として入力されている数値は計算の対象外となってしまうのです。

だからこそエラーとして表示させ、「ここの数値は文字列として入力されてるけど、計算に使いませんか?」と確認してくれているわけです。

これを理解していないと、計算したい数値に「文字列として入力されている数値」が紛れていて、計算結果を間違えてしまう。なんてことになりかねません。

他にも様々なケースでエラーチェックにより緑の三角マークがつく場合がありますが、緑の三角マークがついたときには、今一度、入力内容を確認することを忘れないようにしましょう。

日付・時刻の入力

では次は、日付や時刻の入力について確認していきましょう。

日付「2020/1/1」と時刻「12:30」と入力してみましょう。

日付や時刻は文字列なんでしょうか。数値なんでしょうか。

右端に寄せて表示されたということは、日付や時刻は計算することができる数値ということですね。

実はエクセルでは、「シリアル値」というもので日付や時刻を管理しています。

日付であれば1900年1月1日を「1」として日付に番号を振った数値、時刻は、24時間を「1」として午前0時を起点に小数点以下の数値で表されます。

シリアル値 を使うことにより、日付や時刻の計算が可能となっています。

エクセルが自動的に日付や時刻の表示形式に変換してくれるため、シリアル値については意識する必要も覚える必要もありません。

ただ、日付や時刻も計算でき るということをしっかり覚えておきましょう。

日付の入力方法は、色んな入力方法がありますが主な入力方法は次の通りです。

  • 令和2年1月1日
  • 2020/1/1
  • R2.1.1

「年」の入力は省略することができます。

省略した場合は、現在の西暦が自動的に適用されます。

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