【Excel】表作成の基礎

簡単な表を作ってみよう

簡単な表を作成しながら、エクセルの基礎的な操作を覚えていきましょう。

下の図のような簡単な表を作成する過程を順を追って説明していきます。

手順については、前後しても問題ありませんので、自分なりの作業手順を確立しましょう。

まずは、項目名を入力していきましょう。

「B2」セルから「E2」セルに「商品名」「単価」「数量」「計」と入力しましょう。

次に、「B3」セルから「D9」セルまでそれぞれデータを入力してきます。

「E3」から「E9」セルについては数式を用いて計算するので後で入力します。

列の幅を変更してみよう

「B7」セルに「ブロッコリー」と入力したのに、列の幅よりも文字列が長いため文字が最後まで表示されていません。

「B」列の幅を広くしてすべて表示され るように変更しましょう。

列幅を変更するには、変更したい列(今回の場合は「B列」)と右隣の列の間にカーソルを持っていくとカーソルの形が変わります。

カーソルの形が変わった状態でドラッグ(クリックしたままマウスを動かすこと)するとセルの列幅を自由に変更することができます。

又は、カーソルの形が変わった状態のままダブルクリックすると列に入力されている文字や数値をすべて表示できる幅に自動的に変更してくれます。

私は基本的にはダブルクリックの方法をお勧めします。

ドラッグで列幅を変更すると、パソコンの画面上ではきちんと表示されているけど、印刷したときに「あれ?文字が最後まで表示されていない。」ということもよくあります。

ダブルクリックで列幅を調整すると、文字列をすべて表示できる列幅に自動的に調節してくれるためそういう心配が発生しません。

ただし、列に入っている文字列のすべてが表示されるよう調節されるため、表のタイトル等がある場合は、一番長い文字列に列幅が調節されるため注意が必要です。(下図を参照。)

これで列幅の変更はできましたね。

行の高さも同じ方法で変更することができるので覚えておきましょう。

数式を入力してみよう

エクセルは表計算ソフトというぐらいなので計算をするのが得意なツールです。

エクセルには便利な関数が多数用意されていますがここでは、 四則演算の入力方法を説明していきます。

通常の四則演算は「○+○=」という感じに書きますが、エクセルに入力するときは「=○+○」といった感じに「=」から入力していきます。

また、計算に使う基本的な記号は「+」「-」「×」「÷」ですが、「×」と「÷」は使用せず、「×」の代わりに「*(アスタリスク)」、「÷」の代わりは 「/(スラッシュ)」となりますので覚えておきましょう。

●エクセルでの四則演算の入力方法

演 算 数 式
 足し算  = ○ + △ 
 引き算 = ○ - △
 掛け算  = ○ * △
 割り算 = ○ / △

さて、それでは表の計「E3」セルに「単価×数量」の数式を入力してみましょう。

「=C3*D3」と入力してEntarを押しましょう。

計算したいセル(単価ならC3セル、数量ならD3セル)は直接「C3」や「D3」と入力してもよいですが、簡単な方法としては「=」を入力した後に「C3」セルや「D3」をクリックすることでも入力することができます。

数式で使用されているセル番地は、セルの色が薄い色で囲われた状態となっています。

また数式で入力しているセル番地も同じ文字色となっているので、数式でどのセル番地を参照しているかを簡単に確認できるようになっています。

オートフィルを活用しよう

このまま下のセルにも同じ様に数式を入れていけば。。。と思いますが、エクセルにはもっと簡単にできる便利な機能があります、それがオートフィル です。

オートフィルとは、選択しているセルに入力されているデータの連続データを作ってくれる機能です。

使い方は簡単です。

連続データの基となるセル(今回の 場合はE3セル)の右下にカーソルを合わせるとカーソルの形が変わります。

そのまま、下方向にドラッグすれば、ドラッグした位置まで連続データを入力することができます。

数式が入力され、合計がきちんと入力されましたね。

オートフィル機能を活用することでエクセルのデータ入力は格段に速くなるので覚えておくと非常に便利です。

オートフィルは数式だけではなく、数値や月や日付、曜日なども連続データとして入力することができますので活躍の場面はとても多いですよ。

SUM関数を使ってみよう

すべての商品の合計金額を表示する行を作成しましょう。

まずは「B10」セルに「合計」と入力します。「E10」セルにすべての商品の合計金額を表示させ るにはどうすればいいでしょう。

数式で「=E3+E4+…」とすべて足していけば計算することはできます。今回は足したいデータが7つなので簡単ですがもし100個以上のデータを集計したいときに一つ一つ足していくのは大変ですよね。

そこで使うのがSUM関数です。

SUM関数とは、選択した範囲内のデータの合計を計算する関数です。

エクセルには便利な関数が多数存在しますが、最も使うことが多いのがSUM関数ではないでしょうか。

SUM関数を使うのは直接セルに数式を入力してもいいのですが、今回はもっとも簡単なオートサムボタンを使った方法を解説します。

慣れてくれば直接数式を入力するほうが手っ取り早いかもしれませんが。。。

まず、合計を表示させたいセルを選択します。

今回であれば、「E10」セルですね。

次に、「ホーム」タブの「編集」グループにある『Σ』ボタンを押します。

すると、「E10」セルに自動的にSUM関数「=sum(E3:E9)」という数式が入力されます。

詳しいSUM関数解説は別のところで行いますが、簡単に言うと、「sumの後ろの()内入力されたセル範囲を合計する。」といったところです。

オートサムボタンは合計だけでなく、平均や数値の個数、最大値、最小値などを表示させることもできるので、覚えておくと便利ですよ。

罫線を引いてみよう

これで必要なデータは入力したので完成。

といいたいところですが、今のままではあまりにも不格好なので見た目を整えていきましょう。

罫線の引き方を解説していきます。

罫線は「ホーム」タブの「フォント」グループにあります。

漢字の「田」みたいなアイコンです。

罫線のアイコン横にある「▼」ボタンを押すと、選択されているセルに対してどんな罫線を引くか選択できます。

まずは全体に格子状に罫線を引きましょう。

「B2」セルから「E10」セルを範囲選択し、罫線の「格子」を押しましょう。

格子状に罫線が引けましたね。

あとは同じ要領で、全体と項目名を「太い外枠」にして、合計の上を「二重線」にしてみましょう。

文字列を中央に表示させてみよう

標準だと文字列として入力されたデータは左寄りに表示されています。

これでも問題はないのですが、どうせなら項目名を中央に表示させて見栄えよくしたいですよね。

セルの内容を中央表示にする方法は、「ホーム」タブの「配置」グループにあります。

漢字の「三」みたいなボタンが並んでいますよね。

3つ並んでいるのがそれぞれ、「左寄せ」「中央揃え」「右寄せ」となっています。

今回は項目名を「中央揃え」にしたいので項目名のセルを選択した状態で真ん中のボタンを押しましょう。

これで中央揃えにできましたね。

標準では文字列は「左寄せ」、数値は「右寄せ」となっておりますが、セル内の配置は自由に変更できるので覚えておきましょう。

また、左右の配置だけでなく、上下についても「上寄せ」や「下寄せ」に変更できるので上手に活用しましょう。

セルを結合してみよう

「合計」の行の「C10」セルと「D10」セルが何もデータが入っていないので「B10」セルと結合してみましょう。

セルの結合方法は簡単です。

結合したいセル範囲(今回の場合はB10セルからD10セル)を選択し、「ホーム」タブの「配置」グループにある「セルを結合して中央揃え」ボタンを押すだけです。

セルの色を変えてみよう

項目名と入力データの区別をパッと見ただけで分かるように項目名のセルの色を変えてみましょう。

セルの色を変更するには、「ホーム」タブの「フォント」グループにあるペンキのようなアイコン「塗りつぶしの色」ボタンを使用します。

「塗りつぶし」ボタンの左側の「▼」を押すことで自由に色を選択することができます。

今回はグレーに変更してみます。

今回は使用しませんが、「塗りつぶしの色」ボタンの右隣にある「A」ボタンは文字の色を変更する場合に使用するボタンですので、覚えておきましょう。

文字を太くしてみよう

項目名と合計データを目立つように文字を太くしてみましょう。

文字を太くするには、「ホーム」タブの「フォント」グループにある「B」ボタンを使用します。

今回は使用しませんでしたが「B」ボタンの横にある「」ボタンは斜体、「U」ボタンは下線を引きます。状況に応じて活用しましょう。

これで簡単な表が完成しました。

エクセルの基本的な操作を表作成を通じて学んできましたが、今回学んだ内容はエクセルの基本中の基本ですので、今回学んだことを足掛かりに、様々な操作方法を覚えていきましょう。

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